چند سال است که شرکت های طراحی سایت زیادی به تولید و توسعه پورتال ها و ارائه آن ها به شرکت ها و سازمان ها می پردازند. پورتال اغلب با سایت اشتباه گرفته می‌شود، حتی در ایران خیلی از پورتال ها در واقع نسخه فارسی و شمسی سیستم مدیریت محتوا CMS هستند که بعضا ممکن است افرادی که خدمات پورتال دریافت می‌کنند، متوجه این تفاوت‌ها و انواع مختلف پورتال نباشند. در این مقاله از افروز وب قصد داریم به بررسی دقیق تر انواع پورتال و تعریف پورتال سازمانی بپردازیم.
پورتال چیست؟
پورتال یک اصطلاح، معمولاً مترادف با دروازه، برای وب سایت جهانی وب است که هنگام اتصال به وب یا اینکه کاربران تمایل به بازدید از آن به عنوان یک سایت لنگرگاه را دارند یا می توانند یک سایت اصلی شروع کار برای کاربران باشند. درگاه های عمومی و پورتال های تخصصی یا طاقچه ای وجود دارد. برخی از پورتال های اصلی عمومی شامل Yahoo ،Excite ،CNET ،Microsoft Network و… هستند. نمونه هایی از درگاه های طاقچه شامل Garden.com برای باغبانان، Fool.com برای سرمایه گذاران و SearchNetworking.com برای سرپرست شبکه است.
تعدادی از ارائه دهندگان دسترسی بزرگ پورتال ها را برای کاربران خود به وب ارائه می دهند. اکثر پورتال ها سبک دسته بندی مطالب یاهو را با یک صفحه بارگیری سریعتر متن، اتخاذ کرده اند که بازدیدکنندگان استفاده از آن را آسان و برای بازگشت به آن پیدا می کنند. شرکت هایی که طراحی پورتال انجام داده‌اند، سرمایه گذاران بازار سهام را به خود جلب کرده اند زیرا پورتال ها قادر به نظم دادن به مخاطبان زیاد و تعداد بازدید کنندگان تبلیغاتی هستند. خدمات معمول ارائه شده توسط سایت های پورتال شامل دایرکتوری وب سایت ها، امکاناتی برای جستجوی سایر سایت ها، اخبار، اطلاعات آب و هوا، ایمیل، نقل قول سهام اطلاعات تلفن و نقشه و گاهی اوقات یک انجمن انجمن است.
انواع پورتال
پورتال ها انواع مختلفی دارد که در این مطلب از سایت افروز وب هرکدام از آنها را شرح می‌دهیم.
• پورتال شخصی
یک درگاه شخصی، یک صفحه وب در یک وب سایت در شبکه جهانی وب یا یک صفحه اصلی HTML محلی از جمله JavaScript است و شاید در یک مرورگر وب اصلاح شده اجرا شود. یک درگاه شخصی به طور معمول قابلیت های شخصی را در اختیار بازدید کنندگان یا کاربر محلی خود قرار می دهد و مسیری را برای سایر محتوا فراهم می کند.
علاوه بر این پورتال‌های تجاری می توانند برای به اشتراک گذاری و همکاری در مکان‌های کاری طراحی شوند. یکی دیگر از نیازهای کسب و کار محور پرتال این است که محتوا بر روی سیستم عامل های مختلف مانند رایانه‌های شخصی ارائه شود.. اطلاعات، اخبار و به روزرسانی‌ها نمونه‌هایی از مطالبی هستند که می‌توانند از طریق چنین پورتال تحویل داده شوند. پورتال‌های شخصی می توانند به هر موضوع خاص مانند ارائه اطلاعات دوستان در یک شبکه اجتماعی یا تهیه پیوندهایی به محتوای خارجی که ممکن است به دیگران فراتر از دسترس شما باشد، مرتبط باشند.
همچنین بخوانید: ساخت سایت شخصی چه مزایایی دارد؟
• پورتال سازمانی
در اواخر رونق دات کام در دهه ۱۹۹۰، بسیاری از دولت‌ها قبلاً متعهد شده بودند تا سایت‌های وب پورتال دولتی را برای شهروندان خود ایجاد کنند. این شامل پورتال‌های اولیه دولت‌ها و همچنین پورتال‌هایی است که برای شعبه‌های خاص (به عنوان مثال ، یک وزارتخانه ویژه دولت، وزارتخانه یا آژانس) یا برای افراد ویژه تهیه شده است.
• پورتال فرهنگی
پورتال‌های فرهنگی مجموعه‌های فرهنگی دیجیتالی شده گالری‌ها، کتابخانه‌ها، بایگانی و موزه‌ها. این نوع پورتال امکان دسترسی به محتوای فرهنگی نامرئی وب را فراهم می‌کند که ممکن است توسط موتورهای جستجوگر استاندارد ایندکس نشوند. مجموعه‌های دیجیتالی شده می توانند شامل اسکن یا عکس‌های دیجیتالی کتاب، آثار هنری، عکاسی، ژورنال‌ها، روزنامه‌ها، نقشه‌ها، خاطرات و نامه‌ها و پرونده‌های دیجیتالی موسیقی، ضبط صدا، فیلم و وب سایت‌های بایگانی شده و همچنین ابرداده‌های توصیفی مرتبط با هر نوع فرهنگی باشند.این پرتال ها اغلب در حدود یک گروه خاص ملی یا منطقه ای از موسسات مستقر هستند.
• پورتال‌های سازمانی شرکت‌های خصوصی
توجه داشته باشید که در هر شرایطی پرتال‌های سازمانی دارای کارکرد مشابهی هستند، اما با درنظرگرفتن نوع کسب‌وکار و خدماتی که ارائه می‌شود این امکان وجود دارد که تفاوت‌های کوچک و محسوسی بین آنها احساس کنید. برخی از نمونه‌های رایج و مشترک پورتال‌های سازمانی شرکت‌های خصوصی عبارت‌اند از:
- پورتال‌هایی که شامل سیستم مدیریت محتوا یا همان cms می‌شوند.
- پورتال‌های کارکنان سازمان
- پورتال‌های مربوط به هوش تجاری
- پورتال‌های نرم‌افزار مدیریت جهت ارتباط با مشتری
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی یک چارچوب برای یکپارچه سازی اطلاعات، مردم و فرآیندها در سراسر مرزهای سازمانی به شیوه ای مشابه به کلی تر است. وب پورتال‌های سازمانی، یک نقطه دسترسی یکپارچه ایمن اغلب به شکل یک رابط کاربری مبتنی بر وب ارائه می دهند، و برای جمع آوری و شخصی سازی اطلاعات از طریق درگاه‌های خاص برنامه طراحی شده اند. یکی از ویژگی های بارز درگاه‌های سازمانی، عدم تمرکز محتوای و مدیریت محتوا است که اطلاعات را همیشه به روز می کند. یکی دیگر از ویژگی های آن این است که آنها برای مشتری، فروشندگان و دیگران فراتر از مرزهای سازمان تأمین می کنند.
این تضاد با پورتال شرکتی است که برای نقش های درون سازمان ساخته شده است. پورتال سازمانی دارای دو عملکرد اصلی است. ادغام و ارائه. باید بتواند از منابع مختلف و متنوعی به اطلاعات دسترسی پیدا کند و از طریق پورتال آن اطلاعات را دستکاری کند.
چرا باید از پرتال سازمانی استفاده کنیم؟
یکی از مواردی که به عنوان ضرورت استفاده از پرتال سازمانی به حساب می‌آید، دیجیتالی کردن انواع فعالیت‌ها و خدمات‌های مربوط به سازمان و ایجاد تعاملات لازم میان سازمان‌ها با مشتریان است. با در نظر گرفتن این موضوع نیز بهره گرفتن از یک پرتال سازمانی علی الخصوص در آن دسته سازمان‌های بزرگتر که معمولاً در طول روز با مشتری‌ها و ارباب رجوع بسیار زیادی سر و کار دارند فوق العاده حائز اهمیت به شمار می‌آید.
بدون برخورداری از پرتال سازمانی و این مورد که اصلاً پورتال چیست خدمات تا حد چشمگیری کاهش پیدا کرده و در نهایت با ازدست‌دادن مشتری‌های خود روبرو می‌شوید. جهت بهبود بهره‌وری و رقابتی کردن سازمان نیز فوق‌العاده مهم به‌حساب می‌آید. پس نتیجه می‌گیریم که تمام سازمان‌ها جهت یکپارچه ساختن خدمات خود، بهبود عملکرد، پاسخگویی بهتر و غیره باید از پورتال سازمانی استفاده کنند. بدون درنظرگرفتن آن از دیگر رقبای خود عقب می‌مانید و برای برآورده‌کردن نیازهای مشتری‌ها و کاربران نیز با مشکل روبرو می‌شوید.
ویژگی های پورتال سازمانی
پورتال‌های ویژگی‌های بسیار جذابی دارند که دانستن هرکدام از آنها بیارمید است. با درنظرگرفتن اهمیت این موضوع در ادامه به بررسی ویژگی‌های پورتال سازمانی می‌پردازیم.
ورود به سیستم تنها
پورتال‌های سازمانی می توانند قابلیت ورود به سیستم بین کاربران و سیستم‌های مختلف دیگر را فراهم کنند. این کار به یک کاربر نیاز دارد تا فقط یک بار تأیید اعتبار کند.
یکپارچه سازی
اتصال توابع و داده ها از چندین سیستم به قطعات / پورتلت ها / قسمت‌های جدید وب با ناوبری یکپارچه بین این مؤلفه ها
فدراسیون
ادغام مطالب ارائه شده توسط پورتال های دیگر، به طور معمول با استفاده از WSRP یا فناوری‌های مشابه
شخصی سازی
کاربران می توانند ظاهر و احساس محیط خود را سفارشی کنند. مشتریانی که از EIP استفاده می کنند می توانند وب سایت‌های خود را که پر از شخصیت و سبک خاص خود است ویرایش و طراحی کنند. آنها همچنین می‌توانند محتوای خاص و خدمات مورد نظر خود را انتخاب کنند. همچنین به توانایی اولویت بندی مناسب ترین مطالب بر اساس ویژگی‌های کاربر و ابرداده محتوای موجود اشاره دارد.
شخصی سازی بیشتر مربوط به تطبیق محتوا با کاربر است. بر اساس نمایه کاربر، شخصی سازی از قوانینی برای مطابقت با “خدمات” یا محتوا با کاربر خاص استفاده می کند. تا حدودی، شما می توانید از دو مورد مانند این فکر کنید شخصی سازی در دست کاربر نهایی است، شخصی سازی نیست. البته شخصی سازی واقعی غالباً براساس نقش یا عملکرد شغلی شما در متن پورتال استوار است.
کنترل دسترسی
امکان دسترسی به پورتال برای محدود کردن انواع خاص محتوا و خدماتی که کاربران به آن دسترسی دارند. به عنوان مثال، اطلاعات اختصاصی یک شرکت فقط می تواند حق دسترسی کارمندان شرکت را داشته باشد. این حق دسترسی ممکن است توسط یک مدیر پورتال یا یک فرآیند تأمین فراهم شود. لیست های کنترل دسترسی نقشه برداری بین محتوای پورتال و خدمات را از طریق پایگاه کاربر پورتال مدیریت می کنند.
Analytics
رفتار کاربر را در صفحات پورتال (مانند پیمایش ، کلیک ، بارگیری ، خروج صفحه و موارد دیگر) ردیابی و نظارت کنید و گزارش تهیه کنید.
کارکرد پرتال سازمانی چیست؟
پرتال‌های سازمانی شامل دو عملکرد مهم و اصلی می‌شوند که عبارت‌اند از:
تسهیل جهت ارائه اطلاعات و خدمات
قطعاً برای بسیاری سؤال پیش می‌آید که ابتدایی‌ترین و مهمترین کارکرد پورتال چیست ؟ اولین مورد آن تسهیل برای ارائه اطلاعات و خدمات است. به کمک این ابزار سازمان‌ها قابلیت پیدا می‌کنند تا ارتباطات خود را با دیگر کارکنان و افراد به طور مجازی و به کمک وب برقرار کنند. به همین دلیل دیگر احتیاجی به رفت‌وآمدهای فیزیکی نیست و دو قابلیت مهم یعنی دیجیتالی‌سازی و اتوماسیون کارها تا حد چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.
یکپارچه ساختن خدمات سازمان
پورتال‌های سازمان به‌عنوان یک ابزار مفید تلقی شده که می‌توانید به طور هم‌زمان به چندین سیستم جداگانه دسترسی داشته باشید. تمامی سازمان‌ها از این ویژگی به‌عنوان یک دریچه واحد جهت برقراری ارتباط سازمانی، ارائه خدمات به کارکنان، جمع‌آوری اطلاعات مشتریان و غیره استفاده می‌کنند. پس می‌توان این‌گونه گفت که استفاده از این پرتال‌ها مدیریت تجزیه‌وتحلیل و توضیح اطلاعات در داخل و خارج از شرکت را بسیار تسهیل بخشیده. این موضوع به تمام سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند خدمات و فرایندهای مدنظر خود را سرعت ببخشند و کیفیت هر یک را نیز به میزان قابل‌توجهی بالا ببرند. به عبارت کلی می‌توان گفت که پورتال‌ها می‌توانند اطلاعات مدنظر را از چندین منبع مختلف جمع‌آوری کرده و هر یک را در پورتال ادغام کنند.
تفاوت پرتال با وبسایت چیست؟
جهت آشنایی با پورتال های سازمانی در وهله اول باید مطلع شوید که تفاوت آن با وب اپلیکیشن و وبسایت چیست؟ با توجه به اینکه پرتال‌ها نیز همان وب سایت تلقی می‌شوند، اما در زمان استفاده متوجه تفاوت‌های موجود بین آن با وب سایت‌ها می‌شوید. خدمات ویژه‌تری نسبت به وب سایت‌ها در اختیار شما قرار خواهندداد. به طور مثال وب سایت‌های برخی سازمان‌ها همچون بانک، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی، شهرداری و غیره با وب سایت‌های خبری دارای تفاوت هستند و امکانات خاصی را در اختیار دارند. برای آشنایی بیشتر می‌توانید معرفی بهترین وب اپلیکیشن های ایرانی را مطالعه نمایید.
در پاسخ به این موضوع که منظور از پورتال چیست باید بگوییم که به‌عنوان یک پلتفرم برای یکپارچه ساختن اطلاعات و فرایندها به‌حساب می‌آید. از نمونه‌های مهم و رایج می‌توان به پرتال ورودی دانشجویان در دانشگاه‌ها که برای ثبت‌نام در کلاس‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد اشاره کرد.
عناصر پورتال سازمانی چیست؟
باتوجه‌به مدل رایج پورتال های سازمانی، از این عناصر تشکیل شده‌اند.
- دسترسی یا جستجو که به کاربران اجازه می‌دهد تمام اطلاعات مدنظر خود را در زمینه که به آن احتیاج دارند دریافت کنند.
- دسته‌بندی: تمام پورتال‌ها این قابلیت را دارند که اطلاعات را به طور کامل و دقیق دسته‌بندی کنند تا در زمینه‌هایی که احتیاج است اطلاعات موردنظر را به کاربران تحویل دهند.
- مشارکت که بدون درنظرگرفتن موقعیت جغرافیایی بتواند با یکدیگر مشارکت لازم را انجام دهند.
- شخصی‌سازی که تمام اطلاعات لازم باتوجه‌به نقش افراد در سازمان صورت می‌گیرد.
- پروفایل سازی که برای مشارکت در پرتال فوق‌العاده ضروری و حائز اهمیت به شمار می‌آید.
- یکپارچه کردن نرم‌افزارها که این اجازه را برای افراد صادر می‌کند با صرف‌نظر از آن دسته نرم‌افزارهایی که مورداستفاده است اطلاعات را تحویل داده و دسترسی کاملی به آن داشته باشند.
- امنیت که به کاربران مجوزهای لازم برای ورود آنها را می‌دهد.
نتیجه گیری
همانطور که مشاهده کردید پورتال یک ابزار هوشمند و ماژولار تحت وب می باشد که برای ارائه خدمات و خودکار سازی فرآیندها در وب به کار می رود. استفاده از پورتال موجب می شود که شرکت ها و سازمان های دولتی و خصوصی بتوانند بخش قابل توجهی از فرآیند ها، استخدام ها، آزمون ها، فرم ها و … را به صورت آنلاین انجام داده و در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنند.